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晴田圜:我国应引入学术志愿者制度

  与体育运动相似,一些学术会议上同样活跃着一批志愿者。图为在2005年某次IEEE会议上的志愿者合影。

  提到志愿者,也许我们会很快联想到刚刚结束的北京奥运会。的确,北京奥运会的成功举办,是与150万名志愿者的参与、付出密不可分的。一年前,国内很多人或许对志愿者的内涵还比较模糊,但北京奥运会却让国人对它有了一个全新的认识:原来这样大型的体育盛会,是可以在一群不拿任何报酬却热情、周到、认真、负责的志愿者的参与下而得以成功举办的。

  西方学术界普及志愿者制度

  其实在学术界,尤其是在西方国家的学术界,志愿者制度已经非常普遍。在西方国家,几乎所有国际会议的组织都是由志愿者完成,几乎所有国际学术专业期刊的编辑也都是由志愿者担任。

  以笔者参与负责过的一些国际电气电子工程师协会(IEEE)国际会议的运作方式为例,会议的组织机构分为若干个不同的部门,包括指导委员会、大会主席、技术委员会以及地方组织委员会等。它们彼此独立,却又有机结合;相互依存,却又职权明确、互不干涉。

  指导委员会具有最高决定权。大会主席通常负责向指导委员会提名技术委员会主席并负责筛选大会报告人及短课程。技术委员会的核心是技术委员会主席,负责该届会议的技术程序。各技术分委员会都是独立的实体,负责各自领域内的邀请报告、稿件的评阅和选择。地方组织委员会主要负责会议的具体执行。有些会议还设有一个国际顾问委员会,为会议适时地提供一些建议,但并没有决定权。当然,不同的国际会议组织工作在某些细节上会存在些差异,但其组织结构都和上述模式基本相近。

  在国际学术会议的志愿者运作体系中,不同的委员会扮演不同的角色,其成员是精挑细选出来的佼佼者,力求做到充分调动各个委员的积极性和专长,同时还必须保障各委员会之间职权明确、互不干扰。例如指导委员会和技术委员会就具有完全不同的职责,它们是互不干涉彼此工作的。

  然而,在中国举办的不少学术会议中,技术委员会主席往往是挂名或不具有话事权,而通常只是大会主席一个人具有决定权。但由于要负责的事情太多,往往容易造成某些疏漏;同时,由于受到个人研究领域的限制,会议的技术内容安排也就难以做到尽善尽美。这可能是受到了中国沿袭几千年的传统管理模式的影响。但是,在国际化的今天,这种模式已经严重地与国际脱轨,是紊乱而不专业的模式。

  在正规的IEEE国际会议中,大家都是志愿者,只有分工的不同,而无地位高低之分,大家的目标只有一个,就是通过把自己特定的志愿者角色做好而使会议举办成功。在这种体系中,很容易形成分工合作的良好氛围,使会议的各项工作有条不紊地进行。

  志愿者制度提高期刊效率

  在中国,学术志愿者体系尚不健全,人们对学术志愿者认识不足,因此参与的人员也很少。我们常常会感叹国内的学术活动为什么不能做得同西方国家一样好。其实,很多时候恰恰就是因为缺少了专业志愿者的参与。

  再如,国内缺少真正具有国际影响力的学术期刊,笔者个人认为一个很重要的原因就是我们的期刊不是以学术志愿者制度来运作的。与此相反,国际上大多数著名专业期刊的领域编辑都是由具有一定学术成就的优秀学者以志愿者的身份担任的,他们非常熟悉自己的领域,因此能够快速准确地把稿件送给该领域的相关学者去审理。同时,编辑的所有工作与网络完美结合,非常高效。

  例如,编辑只需要输入审稿人的email地址,点击鼠标就可以套用该期刊的统一化模板,完成稿件送审。所有反馈信息都在编辑的网络账户上一目了然,编辑只需隔天抽空上网看看审稿结果,并点击几下鼠标就可以了。另外,国外的期刊体系具有非常严格规范的制度。笔者作为本领域内某国际著名期刊的领域编辑,上任伊始就收到了一份长达10多页的文件,里面详细介绍了编辑需要遵守的各项规章制度。而在国内,大多数学术期刊的编辑都是以此为职业的人员,而非专业研究人员,他们通常对稿件的研究领域并不十分了解,这种局限性导致他们较难选择合适的审稿人。

  对于部分国内期刊的编辑职员,送审工作有时候就变成了在网络上搜索关键词对应人名的过程,或干脆让编委会(Editorial Board)成员来审稿。事实上,不具有学术背景的编辑职员,在国外的期刊中被称为Editorial Staff(编辑部职员),他们与Editor(编辑)是完全不同的。编辑部职员在与审稿人联络署名时是不能用Editor自称的,他们的任务就是在幕后为领域编辑服务,从而使领域编辑的志愿者工作量降到最低。国内的期刊中也有一些学术背景较强的学者,但他们通常只是挂名或是审些相关稿件。而在国外,为降低领域编辑的工作量,领域编辑自己通常是不做审稿工作的。

  总之,在学术会议与学术期刊等学术活动领域,如果我们能够学习引入学术志愿者制度,那么我国学术活动的效率和效果就可以大大地得到改善。

  更重要的是,我们应意识到:通过志愿者的形式,优秀的教授可以非常专业地组织协调好大型的学术会议,办好高水平的学术期刊。同样,只要他们愿意,也完全有能力通过规划参与各委员会,专业、出色地治理好一个学院、一个系所。


 

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